Wir haben einem Busunternehmen einen KI-E-Mail-Assistenten gebaut. Er spart 2.000 Stunden im Jahr.

Rentabus und Busify vermieten Busse. Zusammen kommen bei ihnen rund hundert Anfrage-E-Mails am Tag an, und jede kostete jahrelang etwa fünf Minuten: Kalender prüfen, Preise prüfen, nachschauen, was dieser Kunde letztes Mal gebucht hat, und dann schreiben.

Fünf Minuten klingen nach nichts. Rechne es hoch. Hundert Antworten am Tag, zweihundertfünfzig Arbeitstage im Jahr, und du landest bei über 2.000 Stunden. Das ist eine Vollzeitstelle, die keinen Bus bewegt und keine Buchung bringt, sondern Sätze produziert, die der Betrieb schon tausendmal geschrieben hat.

Und die Uhr lief immer mit. Im Angebotsgeschäft gewinnt meistens die schnellste Antwort, egal von wem sie kommt. Eine Anfrage um 21 Uhr, beantwortet um 9 Uhr, hat oft längst woanders gebucht. Niemand hat je vereinbart, dass man über Antwortzeit konkurriert. Alle tun es trotzdem.

Was wir gebaut haben

Der Assistent arbeitet in den Gmail-Postfächern, mit denen die Betriebe ohnehin laufen. Diese Bedingung stand fest, bevor irgendeine KI ins Spiel kam: keine neue Software, nichts zum Lernen fürs Team, weil Tools, die eine Schulung brauchen, in kleinen Betrieben leise sterben. Wer einen Entwurf lesen kann, kann damit arbeiten.

Bevor er irgendetwas geschrieben hat, hat er gelesen. Alle 39.188 E-Mail-Verläufe, die die beiden Firmen je hatten, lagen ja längst da, im Gesendet-Ordner. Das ist der Teil, den viele vergessen: Die besten Trainingsdaten eines kleinen Betriebs sind sein eigener Postausgang. Der Ton. Die Standardantworten. Die Preislogik. Welche Fragen man einer Hochzeitsgesellschaft stellt (wie viele, wie spät, wie laut) und welche einer Schulklasse.

Wenn heute eine Anfrage reinkommt, wartet der Entwurf schon. Persönlich, in der Stimme des Betriebs, mit den Details früherer Buchungen, ohne dass jemand in alten Threads wühlt. Der Assistent vergleicht außerdem jeden neuen Deal mit Hunderten davor, sodass auf einen Blick sichtbar ist, welche Anfragen kurz vor der Buchung stehen und welche gerade still werden. Der Abend geht an die richtigen.

Die Regeln, an die er sich hält

Das ist der Abschnitt, den wir selbst zuerst lesen würden, hätte ihn jemand anders geschrieben.

Die Zahlen

Die Stunden liefern die Schlagzeile, aber die 12 Minuten sind das Geld. Es ging nie um Effizienz um ihrer selbst willen. Es ist der Unterschied zwischen dem ersten und dem zweiten Angebot, und die 15% mehr gewonnene Anfragen sind das, was das erste Angebot am Ende wert war.

Was wir bewusst nicht automatisiert haben

Über den Senden-Knopf haben wir am längsten diskutiert. Ihn der KI zu überlassen würde pro Mail noch ein paar Sekunden sparen, und manche Anbieter machen genau das. Wir nicht, und dabei bleibt es. Ein falscher Preis oder eine schlecht behandelte Beschwerde kostet mehr Vertrauen, als ein Jahr gesparter Sekunden je zurückholt.

Der Assistent hat also den Teil übernommen, der die Abende gefressen hat: das Schreiben. Das Urteil ist geblieben, wo es hingehört. Ist das die Zukunft der E-Mail im Kleinbetrieb? Ehrlich gesagt: Wir wissen es nicht. Es ist die Gegenwart von zwei Busfirmen, und die Rechnung ist aufgegangen.